TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN

1. Pengantar

Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan karena
adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan pengabungan
dari beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan
adanya persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa aturan main guna
dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut. Sehingga pada
akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut dapat berjalan sesuai
dengan aturan main yang telah dsepakati bersama.

Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah mengherankan jikalau kita
sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di berbagai
organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang harus
ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan
terlibat.

Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan
membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan mekanisme
persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada saya. Dalam
membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita perlu pahami
dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk persidangan.


2. Persidangan


Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai sarana tempat
mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan keputusan yang
bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun organisasi
yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena itu
dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan
keputusan yang memiliki implikasi yang sangat penting bagi organisasi
tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk
bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan
mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh
peserta tersebut.

Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita, pada
organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada
dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang
lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh
karena itu, persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative
atau perwakilan, seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan
Mahasiswa, maupun organisasi lainnya.


3. Bentuk-bentuk persidangan


Dalam suatu persidangan, tentunya memiliki aturan main yang tidak dapat
dilanggar oleh organisasi tersebut. Oleh karena itu, dalam persidangan
pada dasarnya memiliki bentuk-bentuk persidangan yang mengatur dan
menentukan keputusan yang diambil. Berdasarkan pemahaman tersebut, maka
dalam persidangan, pada umumnya terdapat dua bentuk persidangan yaitu:

a) Sidang Pleno.

Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh
suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang
berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi. Contoh dalam
internal lembaga kemahasiswaan, kita sering mendengar dan melihat BPMU
melakukan sidang pleno dalam rangka pemilihan ketua SMU, penetapan
hirarki peraturan lembaga Kemahasiswaan, dll.

b) Sidang istimewa

Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu
organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak
dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam negara kita, sidang
istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi Presiden.


4. Mekanisme Persidangan


Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan
persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis
pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme
persidangan, maka saya akan mengambil contoh mekanisme persidangan yang
berlaku di BPMU. Dalam BPMU, mekanisme persidangannya diatur sebagai
berikut :

Persidangan BPMU

1. BPMU bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.

2. Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.

3. Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan tambah satu jumlah anggota.

4. Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka sidang kedua berdasarkan undangan kedua adalah sah.

5. Sidang diadakan atas undangan Pimpinan BPMU atau atas usul
sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari 11 anggota BPMF yang ada atau 1/3 (
sepertiga ) dari jumlah anggota BPMU.

6. Setiap anggota BPMU yang berhalangan hadir dalam persidangan harus
memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat
dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BPMU.

7. Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus
disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum sidang.

8. Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila dipandang perlu.

9. Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila dianggap perlu.


5. Sifat Persidangan


1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu
organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat
tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi
tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang
memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.

2. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka
dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan
materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh
diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar
organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka
pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.


6. Tata Cara dalam persidangan


1. Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.

2. Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.

3. Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.

4. Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.

5. Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota berbicara.

6. Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan
sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya
dan pembicara harus menaati ketentuan itu.

7. Setiap waktu dapat diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk :

• Meminta penjelasan duduk perkara yang sebenarnya. (Point Of Klarifikasi)

• Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of Clearing)

• Mengajukan usul prosedur mengenai soal yang sedang dibicarakan. (Point Of Order)

• Mengajukan usul untuk meminta penundaan sementara Permusyawaratan.

Dalam sebuah persidangan, perlu dicermati beberapa hal yang merupakan
masalah dalam persidangan yaitu : 1). Membuang-buang waktu. 2). Tidak
Tegas, dan tidak menghasilkan keputusan apa-apa. 3). Merupakan ajang
penonjolan diri. 4). Tempat penggodokan manuver politik dan transaksi
gelap. 5). Memberikan kemungkinan pada orang lain untuk menghindari
tanggungjawab. 6). Sebagai alasan untuk kelambanan.


8. Penutup


Dalam mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita
memahami sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam memahami
bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah ketekunan dan
kemauan kita dalam mempelajari semua ini.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: